Conditions Générales de Service

Les présentes Conditions Générales de Service (CGS) régissent la fourniture du service SaaS ASBLkit aux ASBL clientes.

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Service (ci-après « CGS ») régissent les relations contractuelles entre :

• Le prestataire : Ayham CHAMMAS, indépendant complémentaire (BCE 1036.251.988), ci-après dénommé « ASBLkit » ou « le Prestataire ».
• Le client : Toute association sans but lucratif (ASBL) de droit belge ayant souscrit au service ASBLkit, ci-après dénommée « le Client ».

Le service ASBLkit est un service B2B (Business to Business). Il n'est pas destiné aux consommateurs au sens du Code de Droit Économique belge. Le droit de rétractation prévu aux articles VI.47 et suivants du CDE ne s'applique pas.

Article 1 — Objet

Les présentes CGS définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit au Client l'accès à la plateforme SaaS ASBLkit, un service en ligne de gestion pour ASBL comprenant notamment, selon le périmètre convenu au devis :

• Gestion des utilisateurs autorisés, équipes et rôles
• Gestion des activités, projets, réservations et ressources
• Gestion des bénévoles, membres, contacts et partenaires
• Gestion des défraiements conformes à la loi belge
• Gestion documentaire, contrats et signatures
• Suivi budgétaire, devis, factures et autres flux administratifs
• Tableaux de bord, exports et configuration personnalisée

Le périmètre exact des fonctionnalités et services fournis est défini dans le devis accepté par le Client, qui constitue une partie intégrante du contrat.

Article 2 — Formation du contrat

2.1. Le formulaire de demande de devis disponible sur asblkit.be constitue une simple demande d'information et n'engage aucune des parties.

2.2. Le contrat est formé par la signature électronique du Bon de Commande par le Client. Le Bon de Commande précise les fonctionnalités incluses, le tarif mensuel et les éventuelles conditions particulières.

2.3. Les présentes CGS constituent l'Annexe 1 du Bon de Commande et sont applicables à toute souscription au service ASBLkit, sauf disposition contraire expressément convenue dans le Bon de Commande.

2.4. En signant le Bon de Commande, le Client déclare avoir pris connaissance des présentes CGS, du DPA (Annexe 2) et de la Politique de confidentialité (Annexe 3), et les accepter sans réserve.

Article 3 — Tarification et facturation

3.1. Les tarifs du service sont communiqués exclusivement sur devis, après analyse des besoins spécifiques du Client. Aucun prix public n'est affiché.

3.2. Le service est facturé mensuellement, d'avance, au tarif convenu dans le Bon de Commande accepté.

3.3. Les factures sont payables dans un délai de 15 jours à compter de leur date d'émission, sauf mention contraire dans le Bon de Commande.

3.4. En cas de retard de paiement, et conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, des intérêts de retard seront appliqués de plein droit au taux d'intérêt légal en vigueur, majoré d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

3.5. Les tarifs sont indiqués hors TVA (TVA non applicable — franchise art. 56bis CTVA, BCE 1036.251.988). Toute taxe applicable est à charge du Client.

3.6. Le Prestataire se réserve le droit de réviser ses tarifs une fois par année civile, moyennant un préavis écrit de 60 jours. Le Client dispose du droit de résilier le contrat sans pénalité dans les 30 jours suivant la notification de l'augmentation.

Article 4 — Durée et résiliation

4.1. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, avec facturation mensuelle. Il n'y a aucun engagement de durée minimale.

4.2. Chaque partie peut résilier le contrat à tout moment moyennant un préavis écrit de 30 jours calendaires, notifié par email à l'adresse de contact de l'autre partie.

4.3. En cas de manquement grave d'une partie à ses obligations (notamment non-paiement persistant, utilisation frauduleuse), l'autre partie peut résilier le contrat avec effet immédiat après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours.

4.4. À la résiliation du contrat :

• Le Prestataire met à disposition du Client un export de ses données dans un format exploitable (CSV/Excel) pendant une durée de 30 jours suivant la fin effective du contrat.
• Passé ce délai, les données du Client sont supprimées de manière définitive et irréversible.
• Le sous-domaine et l'environnement du Client sont désactivés.

Article 5 — Fourniture du service

5.1. Le Prestataire s'engage à fournir le service avec diligence et professionnalisme, conformément aux usages de la profession (obligation de moyens).

5.2. Chaque Client bénéficie d'un sous-domaine dédié (ex. : votre-asbl.asblkit.be) et d'un environnement logique isolé pour assurer la sécurité et la confidentialité de ses données. Les fichiers téléversés sont hébergés en Europe via Hetzner Object Storage (S3).

5.3. Le Prestataire s'efforce d'assurer une disponibilité du service de 99 % sur une base mensuelle, hors périodes de maintenance planifiée. Les maintenances programmées seront annoncées avec un préavis raisonnable.

5.4. L'objectif de disponibilité mentionné à l'article 5.3 constitue un engagement de moyens et non de résultat. En cas de non-atteinte de cet objectif, aucune pénalité financière ne sera due. Sont exclus du calcul de la disponibilité : les périodes de maintenance planifiée, les cas de force majeure, les défaillances de l'hébergeur ou de services tiers, et les interruptions causées par le Client ou son infrastructure.

5.5. Le Prestataire se réserve le droit de suspendre temporairement l'accès au service pour des raisons de maintenance, de sécurité ou de mise à jour, en s'efforçant de limiter les interruptions.

Article 6 — Évolution du service (statut Beta)

La plateforme ASBLkit est actuellement en phase Beta. Le Prestataire peut faire évoluer les fonctionnalités, l'interface et les composants techniques de la plateforme à tout moment, sans que ces évolutions ne constituent une modification substantielle des présentes CGS. Ces évolutions visent l'amélioration continue du service (corrections, optimisations, nouvelles fonctionnalités).

En cas de retrait significatif d'une fonctionnalité utilisée par le Client, le Prestataire en informera le Client dans un délai raisonnable.

Article 7 — Support technique

7.1. Le support technique est assuré exclusivement par email à l'adresse support@asblkit.be.

7.2. Le Prestataire s'efforce de répondre aux demandes de support dans un délai de 24 à 72 heures ouvrées suivant la réception de la demande.

7.3. Le support couvre l'assistance à l'utilisation de la plateforme, le signalement d'anomalies et les demandes d'information relatives au service.

7.4. Le support ne couvre pas les demandes de développement spécifique, les formations individuelles au-delà de l'onboarding initial, ni les problèmes liés à l'infrastructure propre du Client.

Article 8 — Usage abusif et suspension

8.1. Le Client s'engage à utiliser le service de manière raisonnable et conforme à sa destination.

8.2. Le Prestataire se réserve le droit de limiter, suspendre ou résilier l'accès au service en cas d'usage excessif, abusif ou non conforme aux présentes CGS, notamment en cas de :

• Utilisation du service à des fins autres que la gestion d'une ASBL
• Surcharge volontaire ou négligente des ressources
• Tentatives d'accès non autorisé ou de contournement des mesures de sécurité
• Utilisation du service pour stocker ou diffuser du contenu illicite

8.3. Sauf urgence ou gravité particulière, le Prestataire informera le Client et lui accordera un délai raisonnable pour remédier à la situation avant toute suspension.

Article 9 — Continuité du service

9.1. Le Prestataire organise son activité de manière à assurer la continuité du service. Les mesures mises en place comprennent notamment :

• Hébergement sur une infrastructure professionnelle (OVHcloud, Union européenne)
• Stockage des fichiers sur Hetzner Object Storage (S3), hébergé en Europe
• Sauvegardes automatiques régulières de la base de données et des fichiers
• Surveillance proactive de l'infrastructure
• Procédures de restauration documentées

9.2. En cas d'interruption imprévue, le Prestataire s'efforce de rétablir le service dans les meilleurs délais.

Article 10 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes et à jour lors de la souscription et tout au long de l'utilisation du service
• Utiliser le service conformément à sa destination et aux présentes CGS
• Assurer la confidentialité de ses identifiants d'accès et informer immédiatement le Prestataire en cas de compromission suspectée
• Respecter la législation applicable, notamment le RGPD pour les données de ses bénévoles et membres qu'il traite via la plateforme
• Ne pas utiliser le service à des fins illicites, contraires à l'ordre public ou aux bonnes mœurs
• Payer les factures dans les délais convenus

Article 11 — Propriété intellectuelle

11.1. Le Prestataire reste titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur la plateforme ASBLkit, son code source, son architecture, ses fonctionnalités, sa documentation et ses éléments graphiques.

11.2. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation non exclusif, non cessible et non transférable, limité à la durée du contrat.

11.3. Les données saisies par le Client dans la plateforme restent la propriété exclusive du Client.

Article 12 — Protection des données personnelles

12.1. Dans le cadre de la fourniture du service, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour les données traitées par le Client via la plateforme.

12.2. Le Client, en sa qualité de responsable du traitement, détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses utilisateurs autorisés, membres, bénévoles, partenaires, signataires et plus généralement de toute personne concernée qu'il choisit de gérer via la plateforme.

12.3. Un accord de sous-traitance (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD constitue l'Annexe 2 du Bon de Commande et fait partie intégrante du contrat.

12.4. Le Prestataire s'engage à :

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client
• Garantir la confidentialité des données traitées
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées (art. 32 RGPD)
• Assister le Client dans le respect de ses obligations RGPD
• Notifier le Client sans délai excessif en cas de violation de données (art. 33 RGPD)
• Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat

12.5. Pour plus de détails, consultez la Politique de confidentialité (Annexe 3 du Bon de Commande).

Article 13 — Responsabilité

13.1. Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée que pour les dommages directs et prévisibles résultant d'une faute prouvée dans l'exécution de ses obligations.

13.2. En tout état de cause, la responsabilité totale du Prestataire au titre du contrat est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au cours des 3 mois précédant le fait générateur.

13.3. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :

• Des dommages indirects (perte de données, perte de chiffre d'affaires, préjudice d'image)
• De l'utilisation non conforme du service par le Client
• Des cas de force majeure
• Des dysfonctionnements liés à l'infrastructure du Client (connexion internet, équipement)

Article 14 — Force majeure

Aucune des parties ne sera tenue responsable de l'inexécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l'article 5.226 du Code civil belge, y compris notamment : catastrophes naturelles, pandémies, cyberattaques d'une ampleur exceptionnelle, défaillance majeure de l'hébergeur, décisions gouvernementales.

Si la force majeure perdure plus de 60 jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité moyennant notification écrite.

Article 15 — Modifications des CGS

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGS. Toute modification substantielle sera notifiée au Client par email avec un préavis de 30 jours. Si le Client n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut résilier le contrat sans pénalité avant leur entrée en vigueur.

Article 16 — Droit applicable et juridiction

16.1. Les présentes CGS sont régies par le droit belge.

16.2. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours.

16.3. À défaut de résolution amiable, tout litige sera soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.

Article 17 — Dispositions diverses

17.1. Intégralité : Le Bon de Commande, les présentes CGS (Annexe 1), le DPA (Annexe 2) et la Politique de confidentialité (Annexe 3) constituent l'intégralité de l'accord entre les parties.

17.2. Divisibilité : Si une clause des présentes CGS est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent en vigueur.

17.3. Non-renonciation : Le fait pour une partie de ne pas exercer un droit prévu par les présentes CGS ne constitue pas une renonciation à ce droit.

17.4. Cession : Le Client ne peut céder le contrat à un tiers sans l'accord écrit préalable du Prestataire.

Pour toute question, contactez-nous à support@asblkit.be.

Dernière mise à jour : Mai 2026.